Im Zuge meiner Minimalismus-Bestrebungen bin ich nun bei meinem Aktenschrank angekommen, der viele wichtige Unterlagen birgt. Ich konnte mich entschließen, die Studienarbeiten in den Papiermüll zu feuern. Alte Rechnungen und Quittungen sind entsorgt, soweit daraus keine Rechte oder Forderungen mehr hergeleitet werden können, oder ich diese Dinge überhaupt nicht mehr besitze. Darüber hinaus gibt es aber jede Menge Unterlagen, die "wichtig" sind (?) und aufbewahrt werden "sollten". Will heißen, ich traue mich nicht die finale Entsorgung einzuleiten und mir schwebt vor, diese einzuscannen und diese zukünftig digital zu hamstern.
Was ist mit den monatlichen Gehaltszetteln und den Sozialversicherungsmeldeung? Für alle Zeiträume, die in meinem DRV-Rentenversicherungskonto schon festgestellt wurden, habe ich die Unterlagen entsorgt. Aber den ganzen Kram der letzten 12 Jahre plus monatliche Spesenabrechnungen, Bescheide meines Rententrägers (ist bei mir ein Versorgungswerk, deswegen bekomme ich zusätzlich zur monatlichen Gehaltsabrechnung ein weiteres Papier, auf dem steht "Wichtiges Dokument, bitte sorgfältig aufbewahren".) und was es nicht so alles gibt? Da ich jede verflixte Seite einzeln einscannen muss, möchte ich mir eine gute Lösung überlegen, bevor ich 15 Stunden Arbeit investiere. Und der Aufwand, das Backup vom Backup zu machen, darf auch nicht vernachlässigt werden.
Urkunden, Zeugnisse, Versicherungspolicen und Steuerbescheide werde ich in jedem Fall im Original aufbewahren.
Wie handhabt ihr das?
Welche worst case-Szenarien sind realistisch (neben der Kontenklärung bei der DRV), was blüht mir, wenn ich jetzt alles in die Tonne haue?
Schau dir mal den Scanservice von Dropscan an
https://www.dropscan.de/
Weiter emphele ich dann die Daten ggf. via Veracrypt verschlüsselt zu speichern.
Wie handhabt ihr das?
Ich habe vor einigen Jahren auch mal die tollkühne Idee gehabt, meinen ganzen Papierkram zu digitalisieren und einen schnellen Dokumentenscanner gekauft. Mit dem Ergebnis: Es lohnt sich nicht. Es ist einfach zu viel Aufwand das selbst zu machen oder komplett unwirtschaftlich, wenn man das fremd-vergibt (ganz zu schweigen von der Vertraulichkeit). Meine Lösung sind nach wie vor Ordner mit Papier. Die brauchen zwar Platz, aber kosten keine Zeit und kein Geld. Ich lagere alte Ordner in Archivkisten auf dem Dachboden meiner Mutter aus, so habe ich in einem Büro „lediglich“ ein Regal mit Aktenordnern…
Aber wenn hier jemand eine pragmatische digitale Lösung gefunden hat, dann wäre ich da auch sehr daran interessiert!
Ich sehe das wie @der-autodidakt, in großem Stil lohnt sich das nicht. Und wer weiß, ob die digitale Kopie im Zweifel als Beweis ausreicht. Daher habe ich weiterhin die Papiere und entsorge nur das, was nicht mehr relevant ist (abgelaufene Verträge/Versicherungen, alte Gehaltsnachweise nach Übernahme in die Sozialversicherungs- und DRV-Bescheide.
Digitalisiert und in die Cloud geladen habe ich dennoch ausgewählte Dokumente mit dem Ziel, diese Dokumente bei Verlust durch Brand o.ä. zumindest digital vorliegen zu haben (mit dem angesprochenen Risiko, dass das ggf. nichts bringt).
Mein Fazit daher: Komplett digitalisieren im Sinne von Effizienu und Ersatz geht nicht. Digitalisieren mit dem Ziel, die Dokumente für Extremfälle wie eine dauerhafte Flucht oder das Zusammenbrechen der öffentlichen Ordnung griffbereit zu haben, macht aus meiner Sicht auch keinen Sinn (in den Szenarien die ich mir da ausdenke brauche ich die Dokumente dann auch nicht mehr bzw. verschaffe mir dadurch keinen Vorteil). Das was ich dennoch digitalisiert habe dient im Falle einer persönlichen Verlustsituation quasi als Gedankenstütze und erinnert mich daran, um welchen Dokumentenersatz ich mich im Zweifel kümmern muss.
Ich habe heute einfach mal angefangen und 2 Stunden lang gescannt (nebenbei Podcasts gehört). 2 dicke, volle Ordner sind weg. Das ist doch schon mal was - ca. 1/4 - 1/5 des Volumens, wobei ich nicht vorhabe, alles zu scannen, was in meinem Aktenschrank steht. Ich habe mir eine Liste gemacht, was ich scannen und was ich unbedingt behalten will. Wenn ich mal wieder ein Zeitfenster finde, mache ich weiter.
Durch diesen Minimalismus-Podcast, den ich gerne gehört habe, wurde mir bewusst, dass Menschen aus Angst nichts weggeben möchten: aus Angst davor, dass man es nochmal brauchen könnte.
Nun sind bei mir typische Fälle, wie ich sie z.B. aus meiner beruflichen Praxis auf dem Schirm habe, ausgeschlossen, da nicht verheiratet und kinderlos (Nachweis des Anfangsvermögens bei Beendigung der Zugewinngemeinschaft, Gehaltsunterlagen zur Unterhaltsberechnung oder für den BaföG-Antrag meiner Kinder, keine Beantragung von Sozialleistungen geplant...) - zudem sind die meisten Dokumente reproduzierbar, ich kann den Arbeitgeber um einen zweiten Ausdruck bitten - meine "Angst" den Großteil der Papiere einfach in die Tonne zu hauen daher ziemlich diffus. Aber die Bedenken sind eben da, so bin ich halt. Ich ärgere mich außerdem täglich über Mandanten, die keine Ordnung in ihren Unterlagen haben (oder erst gar keine Unterlagen haben!); daher möchte ich mich nicht endgültig trennen. Wenn das Scannen zu meiner Beruhigung beiträgt, dann mache ich es eben noch 4-5 Mal. Ich kann nebenbei was anhören, also ist es keine verschwendete Zeit, denn ich könnte beim Podcasthören genauso gut auf dem Sofa liegen... Unser Aktenschrank wird nach Ende der Aktion besser aussehen, darauf freue ich mich jetzt schon!
Das kostenpflichtige Outsourcen kommt (schon aus Kostengründen) nicht in Frage. Ich hatte kurz überlegt, ob ich die Stapelverarbeitung unseres Büroscanners in Anspruch nehme. Aber ich möchte meine privaten Dokumente nicht für jeden Mitarbeiter zugänglich (im Papierkorb) auf dem Server haben. Dann mache ich es lieber selbst. So ist zumindest gewährleistet, dass ich nicht jeden Firlefanz scanne. 😀
@autodidakt:
Meine bessere Hälfte als Selbständiger hat auch zahlreiche Aktenordner, auch in Kisten im Keller. Das ist etwas anderes, da gibt's gesetzliche Aufbewahrungsfristen (wobei ich nicht den Eindruck habe, dass dies hier interessiert... egal, wir haben Platz). Du hast recht, "die Vergangenheit einscannen" ist totaler Irrsinn. Das haben wir mal eine Zeit lang im Büro gemacht als wir die digitale Akte einführten und sogar eine Mitarbeiterin dafür eingestellt. Daher kann ich aus Erfahrung sagen, dass es am besten geht digital zu arbeiten und Dokumente zu speichern, wenn diese ohnehin digital vorhanden sind bzw. digital eingehen.
Für mich privat ist das kein Problem, ich bekomme schon Kontoauszüge und viele Rechnungen digital; mir ging's um diesen Thread um die Papier-Dokumente, die man als Privatmensch so hortet.
@Siduva:
Den Gedanken, was wäre bei einem Brand/Überschwemmung (physische Zerstörung der Aktenordner) habe ich auch schon durchgespielt, ebenfalls das Fluchtszenario. Insbesondere bei letzterem könnte es womöglich, je nach Szenario, sogar vorteilhaft sein, wenn Unterlagen verschwinden?! Wer weiß.
Letztendlich findet sich ja immer eine Lösung. Die Leute, die auch ohne diese Szenarien "keine Unterlagen haben", kommen ja auch immer irgendwie durchs Leben, manche sogar extrem gut. Manchmal wünsche ich mir zwar nicht deren Dumm-Dreistigkeit, sondern einfach mehr Leichtigkeit nicht alles so ernst zu nehmen, aber da wären wir wieder beim o.g. Punkt, so bin ich eben. Jeder muss zusehen, dass er eine für sich passende Lösung findet.
Letztendlich findet sich ja immer eine Lösung. Die Leute, die auch ohne diese Szenarien "keine Unterlagen haben", kommen ja auch immer irgendwie durchs Leben, manche sogar extrem gut. Manchmal wünsche ich mir zwar nicht deren Dumm-Dreistigkeit, sondern einfach mehr Leichtigkeit nicht alles so ernst zu nehmen, aber da wären wir wieder beim o.g. Punkt, so bin ich eben. Jeder muss zusehen, dass er eine für sich passende Lösung findet.
Ich meine vollkommen ernst was ich jetzt schreibe: Du hast es drauf, Weisheiten für die Ewigkeit leichtverständlich aus dem Ärmel in die Tastatur zu schütteln. Ich kann zu 100% zustimmen, bitte weiter so!
Früher hatte ich auch Aktenordner. Habe ich komplett abgeschafft. Seit über 10 Jahren scanne ich praktisch alles, was als Brief kommt (was immer weniger wird, die meisten Unterlagen kommen ja heute schon als Email mit PDF-Anhang). Ich habe meine Ablage in einem gesicherten Bereich mit mehreren Backups. Das hat viele Vorteile, wenn man etwas raussuchen will. Nunja, vor ein paar Jahren hatte ich eine Versicherung gekündigt, die wollte dann zur Auszahlung die Police im Original haben... da musste ich dann zuerst unterschreiben, dass ich das Original nicht mehr hatte, dann wurde ausgezahlt. Da würde ich heute vielleicht das Original aufhaben... wobei, so eine Versicherung würde ich heute eh nicht abschließen. Jedenfalls, aus meiner Sicht hat ein digitaler Aktenordner viele Vorteile und die Papierversionen sind unnötig. Wenn man einmal bei ist, ist es auch kaum Arbeit mit dem scannen. (Eigentlich braucht man auch keinen Scanner mehr, da es für die Handykamera gute Apps gibt, die das erledigen.) Wenn man einen Stapel Aktenordern digitalisieren will, ist es natürlich ein Einmalaufwand und dafür empfiehlt sich ein Dokumentenscanner. Noch eine Anmerkung: wenn man nur noch eine digitalen Ordner hat, gehört dazu auch eine vernünftige Sicherheits- und Backup-Strategie. Fazit: staubige Aktenorder braucht man heute nicht mehr.
je älter man wird, desto mehr Ordner, ich habe hier noch 2 Ordner mit den Sachen meiner vor 5 Jahren verstorbenen Mutter, die könnte ich scannen, aber ich habe viel Platz und sie stören nicht.
Ich selber habe Alles in Ordnern, thematisch sortiert, unterm Jahr gibt es den Jahresordner der dann am Jahresende eben verteilt wird auf die Themenordner.
Gewisse Dokumente werde ich aber vielleicht auch noch digital "abheften", nur digital würde ich glaub nicht wollen.
An diejenigen, die viel/alles digital machen:
Wie strukturiert ihr diese Unterlagen um später auch was Gesuchtes schnell zu finden?
Wie ist die Ordnerstruktur im Dateipfad aufgebaut? Geht ihr nach Jahren, Bereichen (Immobilien, Versicherungen, Bank, Arbeit, Autos,...), für die Familie oder Einzelpersonen, anders? Wie benennt ihr die eingescannten PDFs? Oder nutzt ihr eine Software, die z.B. Verschlagwortung und Kategorisierung (automatisch?) ermöglicht und dabei hilft?
Wie strukturiert ihr diese Unterlagen ...
Du kannst ja genauso digitale Ordner anlegen wie Aktenordner. Manchmal nehme ich das Thema z.B. "Strom", weil ich hier hin und wieder den Anbieter wechsel, so habe ich alles dazu in einem Ordner. Innerhalb des Ordners sortiere ich die Dateien chronologisch, sprich ich nutze Dateinamen wie "2021-06-01 Rechnung.pdf" oder "2022-12-31 Zählerstand.jpg" usw. Bei anderen Themen nehme in den Namen des Anbieters als Ordnernamen z.B. "Bank A", "Bank B". Manchmal habe ich auch einen Ordner "Versicherung A" und dann Unterordner "Kfz-Versicherung", "Haftpflichtversicherung". Spezielle Software nutze ich nicht, da ich mich nicht von einer speziellen Lösung abhängig machen möchte. Das meiste sind PDF-Dateien. Da ich das Ganze im gesicherten Bereich einer Cloud habe, kann ich auch von verschiedenen Systemen, von verschiedenen Geräten zugreifen. Im Urlaub mal schnell in die Kreditkartenbedingung schauen, kein Problem. Im Arzt-Wartezimmer eben mal in die Krankenzusatzversicherung gucken, kein Problem.
Ich habe es grob ebenso strukturiert wie meine physischen Ordner. Finanzen (unterteilt in die div. Banken, das wiederum unterteilt nach Jahren), Versicherungen, Rechnungen, und nun neu dazu „Arbeit & Sozialversicherung“, unterteilt nach Jahren.
Hatte Kurz überlegt, für jedes Jahr 1 Ordner und dann alles rein, das müsste man aber für etwas Übersicht unterteilen…). Also ist es eigentlich egal wie, Hauptsache du findest dich zurecht.
Gut ist natürlich das Einscannen mit OCR-Erkennung um die Texte durchsuchen zu können. So viele Unterlagen habe ich dann aber doch nicht. Ein halbwegs aussagekräftiger Titel reicht. Da nehme ich auch Absender, Datum, Betreff (grob gesagt).